L'archivage, présenté dans notre pilier impression & gestion documentaire, obéit à des règles précises. Cette page en détaille les principes essentiels.
Archivage et conservation légale des documents
Durées légales, niveaux d'archivage, plan de classement : organiser une conservation documentaire fiable et conforme.
Combien de temps conserver légalement ses documents
La durée légale de conservation des documents de l'entreprise varie selon leur nature (comptable, sociale, fiscale, commerciale), certains documents devant être conservés plusieurs années et d'autres de façon permanente, un point à vérifier précisément par catégorie plutôt que d'appliquer une règle unique à l'ensemble des archives.
Archivage courant, intermédiaire et définitif : les différences
L'archivage courant concerne les documents encore régulièrement consultés, l'archivage intermédiaire les documents dont l'utilité courante est passée mais qui doivent rester accessibles pour des raisons légales, et l'archivage définitif les documents à conserver de façon permanente pour leur valeur historique ou probante.
Organiser un plan de classement pérenne pour l'entreprise
Organiser un plan de classement pérenne suppose une structure logique et documentée, comprise et appliquée durablement par l'ensemble des collaborateurs, plutôt qu'une organisation informelle qui se dégrade au fil des départs et arrivées dans l'entreprise.
Archivage physique et numérique : faut-il les deux
Combiner archivage physique et numérique reste souvent nécessaire pour certains documents dont l'original papier a une valeur probante spécifique, tandis que la version numérisée facilite la consultation quotidienne, un choix qui dépend directement de la nature juridique de chaque document.
Voir aussi
Cette page complète le pilier impression & gestion documentaire. Voir aussi la conformité RGPD et la GED.
Questions fréquentes
Combien de temps conserver légalement les documents de l'entreprise ?
Cela varie selon leur nature (comptable, sociale, fiscale, commerciale), certains documents devant être conservés plusieurs années et d'autres de façon permanente.
Quelle est la différence entre archivage courant, intermédiaire et définitif ?
L'archivage courant concerne les documents encore consultés, l'intermédiaire ceux dont l'usage courant est passé mais qui restent obligatoires, le définitif la conservation permanente.
Faut-il combiner archivage physique et numérique ?
Souvent oui, pour les documents dont l'original papier a une valeur probante spécifique, tandis que la version numérisée facilite la consultation au quotidien.
Comment organiser un plan de classement pérenne pour l'entreprise ?
Avec une structure logique et documentée, comprise et appliquée durablement par l'ensemble des collaborateurs, plutôt qu'une organisation informelle qui se dégrade dans le temps.