La GED, présentée dans notre pilier impression & gestion documentaire, structure durablement l'organisation documentaire de l'entreprise. Cette page en détaille les principes.
GED : gestion électronique des documents
Différence avec un simple partage de fichiers, arborescence, OCR, coût : les clés d'un projet de GED réussi en PME.
Qu'est-ce que la GED et pourquoi la mettre en place
La GED (gestion électronique des documents) est un système qui organise, indexe et sécurise l'ensemble des documents de l'entreprise, un outil que les PME gagnent à mettre en place dès que le volume de documents rend leur recherche manuelle chronophage et source d'erreurs.
GED et simple partage de fichiers : quelles différences
Une GED se distingue d'un simple partage de fichiers en réseau par l'indexation, la gestion fine des droits et le suivi des versions de chaque document, des fonctions qu'un dossier partagé classique ne propose pas nativement. Ces fonctionnalités permettent de retrouver rapidement un document précis, même dans un volume important, et de savoir qui a modifié quoi et quand.
Organiser l'arborescence, les droits d'accès et les versions
Organiser l'arborescence documentaire d'une PME dans une GED suppose une structure logique alignée sur les métiers et les process de l'entreprise, plutôt qu'une simple copie de l'organisation existante des dossiers partagés. Gérer les droits d'accès aux documents selon les services et les habilitations limite la consultation ou la modification de certains documents aux seules personnes concernées, un point important pour les documents sensibles ou confidentiels.
L'OCR pour indexer ses documents numérisés
L'OCR (reconnaissance optique de caractères) dans une GED permet de rendre les documents scannés recherchables par leur contenu textuel, et pas seulement par leur nom de fichier, une fonctionnalité précieuse pour retrouver rapidement un document papier numérisé parmi des milliers d'autres.
Coût et mise en œuvre d'un projet de GED en PME
Le coût et la durée de mise en œuvre d'un projet de GED en PME varient fortement selon le volume de documents à reprendre et le niveau de personnalisation souhaité, un projet raisonnable pouvant se déployer en quelques semaines pour un périmètre limité et bien cadré dès le départ.
Voir aussi
Cette page complète le pilier impression & gestion documentaire. Voir aussi la dématérialisation des documents et la conformité RGPD.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une GED et un simple partage de fichiers en réseau ?
L'indexation, la gestion fine des droits et le suivi des versions de chaque document, des fonctions qu'un dossier partagé classique ne propose pas nativement.
Qu'est-ce que l'OCR et à quoi sert-il dans une GED ?
L'OCR (reconnaissance optique de caractères) rend les documents scannés recherchables par leur contenu textuel, et pas seulement par leur nom de fichier.
Combien coûte et combien de temps prend un projet de GED en PME ?
Cela varie selon le volume de documents à reprendre et le niveau de personnalisation souhaité ; un périmètre limité et bien cadré se déploie en quelques semaines.
Comment gérer les droits d'accès aux documents selon les services et les habilitations ?
En limitant la consultation ou la modification de certains documents aux seules personnes concernées, un point important pour les documents sensibles ou confidentiels.